1. Rekisterinpitäjä

Sambakoulu Império do Papagaio ry

Y-tunnus: 0940648-8
Osoite: Oksasenkatu 1-2, 00100 Helsinki

Sähköposti: hallitus@papagaio.fi
Verkkosivusto: www.papagaio.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Sähköposti: hallitus@papagaio.fi

Rekisteriä ylläpitää yhdistyksen hallituksen vuosittain keskuudestaan nimeämä henkilö.

3. Rekisterin nimi

Sambakoulu Império do Papagaion jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Rekisteröityjä ovat yhdistyksen varsinaisiksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt. Lisäksi rekisteriin kirjataan lasten ja nuorten ryhmiin kuuluvat henkilöt. He eivät ole yhdistyksen varsinaisia jäseniä. 

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty tai hänen huoltajansa on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi: nimi, kotikunta, sukupuoli, sähköpostiosoite, tieto siitä saako sähköpostiosoitteen lisätä Papagaion sähköpostilistalle, puhelinnumero sekä alaikäisten osalta huoltajan nimi. Lisäksi rekisteriin kirjataan vuosittaisen jäsenmaksun maksaminen, sekä henkilön mahdollinen kuuluminen koulun tiettyihin ryhmiin: pääkäyttäjät, hallitus, bateria, esiintyvä ryhmä, kunniajäsenet, lapset ja nuoret.

Jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään kuluvan kauden sekä sitä edeltävän kahden kauden jäsenmaksun maksaneiden osalta. Tätä vanhemmat tiedot poistetaan vuosittain. Poikkeuksen tähän tekevät Helsingin kaupungin edellyttämät tiedot siihen tarkoitukseen, että mahdollisten saatujen avustusten peruste voidaan todentaa kaupungin edellyttämän ajanjakson ajan.

Jäsenrekisterin lisäksi tietoja voidaan kerätä tapahtumien tai ryhmien seurannan yhteydessä väliaikaisille erillisille listoille sambakoulun toiminnan mahdollistamiseksi: esimerkiksi karnevaali-ilmoittautumiset, passistakoeilmoittautuminen, ryhmän tuntiaktiivisuuden seuranta, opetustuntien jakaminen opettajien kesken. Listat löytyvät kootusti Papagaion hallituksen ylläpitämästä verkkosijainnista, ja ne poistetaan välittömästi, kun kyseiselle tiedolle ei ole enää käyttöperustetta. Tietoa kerätään vain siltä osin, kuin on kyseisen toiminnan mahdollistamiseksi välttämätöntä.

Mikäli henkilö tekee oston sambakoulun puolesta (esimerkiksi karnevaaliasujen valmistuksessa käytettäviä materiaaleja), ja hakee kulukorvausta Papagaion talousohjesäännön mukaisesti, tallennetaan hänestä Papagaion käyttämään taloushallinnon järjestelmään nimitiedot sekä tilinumero maksun suorittamista varten. Maksutiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisen ajan verran.

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista GDPR:n mukaisista oikeusperusteista:

• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisteröidyn antama suostumus
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä henkilötietoja käytetään jäsenyyden ja sambakoulun ryhmien toiminnan ylläpitämiseksi sekä mahdollistamiseksi, sekä sambakoulutoimintaan liittyvien tapahtumien tuottamiseksi.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille. Poikkeuksena tästä ovat luovutukset Helsingin kaupungille tai vastaavalle taholle tilanteessa, jossa sambakoulu hakee esimerkiksi toiminta-avustusta. Tällöin tietoja luovutetaan vain avustushaun minimikriteerien verran. Luovutettavat tiedot voivat olla esimerkiksi jäsenten lukumäärät ikäryhmittäin ja kotikunnittain.

Yhdistyksen järjestämille matkoille ilmoittautuessa jäsenten antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle, mikäli tälle on tarve matkan järjestämisen mahdollistamiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä ovat muun muassa käyttöoikeuksien hallinta, salasanasuojaus, järjestelmien lokitus sekä tietoja käsittelevien henkilöiden ohjeistus ja koulutus.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on yhdistyksen hänelle vastuuttaman tehtävän perusteella siihen tarve.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä hallitukseen, tai täyttämällä yhdistyksen verkkosivuilta löytyvän linkin kautta tietojenpäivityslomake.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos oikeus soveltuu
• peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteystaholle.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: https://tietosuoja.fi

10. Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen voi olla yhdistyksen tarjoaman palvelun käyttämisen edellytys. Jos tarvittavia henkilötietoja ei anneta, emme välttämättä voi tarjota kyseistä palvelua.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietoihin perustuvaa automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

12. Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

Jäsenellä ja asiakkaalla on mahdollisuus tilata tai perua uutiskirjeen tilaus vastaamalla uutiskirjeen sähköpostiin tai suoraan uutiskirjeen viestissä olevan linkin kautta. 

13. Evästeet

Yhdistyksen sivusto tallentaa evästeitä käyttäjän selaimen avulla tietokoneen selaimen välimuistiin. Nämä evästeet ovat tekstitiedostoja, joiden avulla sivusto muistaa tietoa sen kävijöistä vierailun aikana ja mahdollisesti myös sen jälkeen. Lisätietoja evästeistä löytyy mm. Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin sivuilta.

Asiakkaiden lähettämät yhteydenottopyynnöt ja yhteystiedot säilytetään samoin periaattein kyseistä yhteydenottoa varten sekä suoramarkkinointitarkoitukseen.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

www-sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muutosten, palvelun kehityksen tai liiketoiminnan muutosten vuoksi.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustollamme.

Viimeksi päivitetty: 20.10.2026